Hoy en día, indudablemente estamos expuestos a multitud de información sobre tecnología y sus tendencias en los despachos profesionales. Por eso, debemos centrar el foco informativo hacia la utilidad y aportación funcional.
Te presentamos 3 de las tecnologías punteras en las que tu despacho debe estar atento en el año 2025: la integración de herramientas de Inteligencia Artificial conversacional como ChatGPT, la robustez de sistemas de ciberseguridad y el uso estratégico de soluciones de Customer Relationship Management (CRM). A continuación, se detallan las razones por las que estas tres áreas tecnológicas resultarán imprescindibles.
1. ChatGPT
La Inteligencia Artificial (IA) conversacional ha evolucionado notablemente, pasando de simples asistentes virtuales a herramientas capaces de interpretar el contexto, aprender de la interacción con el usuario y ofrecer respuestas más precisas y especializadas. ChatGPT, como exponente de esta nueva generación de IA, brinda un soporte comunicativo sumamente valioso para las asesorías:
- Atención al cliente 24/7: A través de canales virtuales, ChatGPT puede responder consultas rutinarias, proporcionar información básica sobre procedimientos contables, fiscales o laborales, e incluso guiar al cliente durante su proceso de recopilación documental. Esto libera tiempo a los profesionales, permitiéndoles centrarse en tareas de mayor valor añadido.
- Personalización y cercanía: Mediante el procesamiento del lenguaje natural y el análisis del historial de consultas, la herramienta puede ofrecer recomendaciones más personalizadas. Esto no sólo mejora la experiencia del cliente, sino que también crea una relación más sólida y cercana entre el despacho y su cartera de clientes.
- Eficiencia en la gestión interna: ChatGPT puede asistir en la redacción de informes, preparar borradores de documentos legales, elaborar esquemas de planificación fiscal y sintetizar cambios normativos recientes. Esta capacidad de apoyo interno redunda en menores tiempos de respuesta y mayor rigor en la elaboración de entregables.
Por último, la implementación de tecnologías basadas en modelos GPT será esencial para los despachos de asesoría contable, fiscal y laboral, debido a su capacidad para optimizar procesos, mejorar la productividad y ofrecer un servicio más ágil y personalizado a los clientes.
2. Ciberseguridad
Cualquier profesional de la era digital debe priorizar la seguridad de la información. Más aún en el caso de abogados y personal del ámbito jurídico que trabajan con datos vulnerables. Desde la adopción de firewalls avanzados hasta la capacitación continua del personal en buenas prácticas de seguridad, los despachos están fortaleciendo sus defensas para garantizar la confidencialidad e integridad de la información de sus clientes.
La adopción de soluciones de ciberseguridad robustas será esencial por las siguientes razones:
- Confidencialidad de los datos del cliente: Las filtraciones de datos pueden comprometer seriamente la relación de confianza entre el despacho y sus clientes. Invertir en sistemas de cifrado, firewalls de última generación, detección temprana de intrusiones y autenticación multifactor reducirá significativamente los riesgos asociados.
- Cumplimiento normativo y responsabilidad profesional: La normativa sobre protección de datos personales (como el RGPD en la Unión Europea) exige niveles elevados de salvaguarda de la información. El despacho que no se alinee con estas regulaciones no sólo se expone a sanciones económicas, sino que también pone en riesgo su reputación. Contar con protocolos sólidos, auditorías periódicas y formación continua del personal en materia de ciberseguridad constituirá una ventaja competitiva.
- Continuidad del negocio ante ciberataques: La resiliencia digital garantiza que el despacho pueda continuar operando incluso tras incidentes de seguridad. Contar con copias de seguridad externas, planes de recuperación ante desastres y sistemas de contingencia limita el impacto de posibles ataques y salvaguarda la estabilidad del negocio a largo plazo.
¿Qué tipos de amenazas podemos sufrir con un Ciberataque?
- Phishing atacks
- Malware attacks
- Web attacks
- Deep Fakes.
¿Qué debemos salvaguardar y proteger en nuestro despacho?
- Información privilegiada respecto a contratos e informes de la actividad empresarial con nuestros clientes.
- Propiedad intelectual digital reservada a licencias y derechos de autor que podrían usurparnos.
- Mantenimiento de nuestro servidor y la dirección IP frente a “Hackers”.
- La seguridad web (Configura correctamente tus redes para protegerte frente a accesos no autorizados. Utiliza cifrado (por ejemplo, WPA3 para Wi-Fi) y cambia las contraseñas.
- Suplantación y robo en la identidad por parte de cuentas que piden información y no son reales
- Tener precaución con la carpeta “Spam” y los correos que abrimos en los que nos piden datos personales y/o directamente tras abrirlos nos lo roban.
Es interesante saber que para llevar a cabo buenas prácticas en cuanto a la seguridad digital deberíamos valorar ciertas rutinas:
- Revisaremos con detalle los envíos por correo electrónico para garantizar el usuario que nos está contactando.
- Obtener un Antivirus de calidad y actualizado para hacer de barrera a ciertos ciberataques que puedan ocasionarse.
- Realizar copias de seguridad recomendadas para proteger nuestros datos.
A continuación puedes ver algunos ejemplos de ciberataques:
- Ejemplos de ciberataques en empresas de inteligencia artificial.
- Ejemplo de ciberataque a despachos.
- Ejemplos de ciberataques más destacados en España en el año 2023.
3. CRM o software de gestión
El CRM (Customer Relationship Management), que en español se traduce como Gestión de la Relación con el Cliente. Un CRM es un conjunto de prácticas, estrategias y tecnologías diseñadas para gestionar y analizar las interacciones que tiene el despacho con sus clientes.
El objetivo principal de un sistema CRM es mejorar las relaciones con los clientes y facilitar el crecimiento empresarial, ayudando a los despachos a automatizar procesos, realizar análisis de datos para identificar oportunidades de ventas y mejorar la eficiencia en el servicio al cliente.
Aspectos básicos para trabajar en un CRM con el objetivo de tener un control exhaustivo de la operativa del día a día.
- Ficha de Empresa y Contacto
- Leads.
- Oportunidades y presupuestos.
- Expedientes
- Tareas con vencimientos legales
- Mailings
- Imputación de horas
- Onboarding y Offboarding de clientes
- Campañas contables y fiscales
- Campañas y trámites laborales.
- Tareas
- Análisis y Reportes
Conclusión
La confluencia de ChatGPT, ciberseguridad y CRM determinará en gran medida el futuro de las asesorías contables, fiscales y laborales. Quienes comprendan la importancia de estas tres tecnologías y las integren de forma estratégica, se situarán un paso por delante de la competencia, ofreciendo a sus clientes un servicio más ágil, seguro, personalizado y sostenible en el tiempo. Para el año 2025, la adopción de estas herramientas no será sólo una decisión tecnológica, sino una apuesta de valor que marcará la diferencia entre el estancamiento y el crecimiento sólido del negocio.
