La expansión de los servicios profesionales ha cambiado mucho: ya no entiende de fronteras, sino de interoperabilidad digital. Hasta hace relativamente poco tiempo, la internacionalización de una firma jurídica implicaba desplazamientos y documentos notariales acumulados. Hoy el escenario es otro. Colombia se ha alzado como uno de los epicentros de transformación tecnológica y dinamismo empresarial en América Latina, convirtiéndose en una opción con potencial para los despachos españoles y europeos que deseen expandirse.
Si se desea adquirir ventaja competitiva en el entorno tan hiperconectado en el que vivimos, con distancias de miles de kilómetros, es necesario actuar con rapidez y seguridad jurídica. Los despachos deben adaptar su infraestructura y procesos a los marcos regulatorios de cada país, apoyándose en herramientas de identidad digital. En esta dirección, compañías globales como Viafirma están adoptando su infraestructura para que los despachos profesionales que quieran operar en el mercado colombiano no vean esto como una opción, sino como un requisito estratégico para liderar el negocio transatlántico.
El blindaje de la ONAC frente a los limbos legales
En Colombia, el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC) es el ente responsable de acreditar la competencia de Organismos de Evaluación de la Conformidad, donde se incluye la acreditación de Entidades de Certificación Digital (ECD) y la emisión correspondiente de certificados digitales.
Dentro del ordenamiento jurídico colombiano, la Ley 527 de 1999 recoge el marco jurídico del comercio electrónico y las firmas electrónicas en la nación. Bajo este amparo legal, actuar utilizando los servicios de una Entidad de Certificación Digital acreditada por la ONAC otorga tres garantías jurídicas:
- Pleno valor probatorio: Los documentos y contratos validados mediante los certificados emitidos por una Entidad de Certificación Digital acreditada disfrutan de una presunción de autenticidad equivalente a la firma manuscrita debidamente reconocida ante notario. Es decir: puede utilizarse en demandas, contestaciones y trámites judiciales digitales con plena validez.
- No repudio: La persona que utilice el certificado digital para firmar un documento no puede negar su autoría ni haber enviado el documento suscrito. Esta garantía otorga una seguridad probatoria superior y podría utilizarse como prueba ante un tribunal si fuera necesario.
- Cumplimiento ante la DIAN y entes de control: La acreditación ONAC garantiza que los flujos documentales cumplan rigurosamente con las exigencias de los entes de control colombianos.
Certificados digitales que necesitan los despachos modernos
Desde compañías aseguradoras a despachos profesionales, son muchas las entidades que ofrecen servicios jurídicos. En su rutina ajetreada, donde pueden manejar cientos de documentos por cliente, uno de los cuello de botella más frecuente es la burocracia de las firmas. Sin embargo, basar la operativa diaria en la gestión de cientos de documentos, desplazamientos innecesarios o sistemas vulnerables no solo expone la firma a riesgos innecesarios, también ralentiza los procesos.
Por eso, es muy importante integrar certificados digitales, emitidos por entidades debidamente acreditadas, que segmenten las responsabilidades de la propia organización y ayuden a operar con agilidad. Permiten operar con una flexibilidad sin parangón, gracias a su capacidad para adaptarse a cada trámite y proceso.
Certificado de Persona Jurídica para Representantes Legales
Dentro de las actuaciones de los socios administradores o directores jurídicos, la agilidad corporativa marca la diferencia entre la eficiencia y el caos. El Certificado de Persona Jurídica para Representantes Legales permite a los susodichos suscribir contratos, otorgar poderes o validar actas transatlánticas, en nombre de una empresa o entidad.
Certificado de Pertenencia a Empresa
Este es el tipo de certificado que un abogado puede utilizar perfectamente cada día de su rutina laboral. Le garantiza la identificación ante las Administraciones Públicas como profesional que pertenece a un despacho de abogados concreto y actúa bajo su amparo corporativo. En otras palabras, le permite firmar digitalmente documentos en representación de su función.
Firma con certificado digital de facturación electrónica
La gestión financiera de un despacho de abogados exige un nivel de rigor en el que no hay lugar para el más mínimo error frente a las autoridades tributarias. Bajo las estrictas exigencias de los entes de control, la factura debe ser una evidencia digital que garantice su propia integridad y autenticidad.
Al firmar digitalmente cada factura, se asegura que el contenido de la misma no ha sido alterado a posteriori, protegiendo la trazabilidad de los honorarios y de los impuestos devengados. En un contexto en el que la DIAN está investigando a más de 2.000 proveedores ficticios de factura electrónica, como señala Infobae, es fundamental contar con una entidad acreditada en el país.
Estampado cronológico (Sello de Tiempo)
En el ámbito procesal, no hay que atender únicamente el qué; el cuándo es igual de importante. El estampado cronológico, conocido también como sello de tiempo, es un mecanismo fundamental en la práctica diaria de los despachos profesionales: asigna a cada documento digital la hora y fecha exacta en la que fue firmado.
Por tanto, supone una prueba irrefutable ante tribunales de la hora exacta en la que se presentaron alegaciones o recursos, los cuales no pueden ser modificados tras su firma.
Más allá de estos certificados digitales, Viafirma, Entidad de Acreditación Digital en Colombia, ha ampliado sus servicios y ofrece nuevos certificados emitibles en el país. Pensados para todas las situaciones cotidianas y laborales, hay una gran diversidad de certificados digitales que pueden resultar de interés a empresas y ciudadanos: Certificado de Persona Titulada, Certificado de Persona Natural, Certificado de Función Pública, etc.
Integración tecnológica para despachos profesionales
Pero, ¿sirve de algo contar con un marco legal blindado si la operativa diaria se vuelve farragosa para el despacho? Desde una perspectiva técnica, conviene mirar opciones que garanticen seguridad y usabilidad a partes iguales. En este terreno, Viafirma se alza como una opción robusta de identificación y firma digital. Con más de 25 años de experiencia en el sector, sus soluciones digitales resuelven el reto de la gestión documental e internacional. Algunas de sus funcionalidades:
- Centralización y custodia en la nube: No es necesario instalar los certificados digitales localmente en el ordenador. Viafirma permite la custodia centralizada en la nube bajo estándares de alta seguridad. De esta forma, cualquier miembro autorizado del despacho puede firmar desde cualquier lugar y dispositivo, manteniendo una trazabilidad absoluta.
- Políticas de firma y delegación segura: Configura políticas del uso de los certificados digitales estableciendo cuándo, dónde y cómo pueden utilizar los profesionales de tu despacho.
- Envío masivo de firmas: Comparte uno o varios documentos con varios destinatarios en un solo paso. Además, también puedes establecer un flujo de firmas secuencial (por orden) o en paralelo.
Identificación digital segura y legal en Colombia
Blindar la documentación relacionado con tus clientes mediante certificados digitales emitidos bajo el amparo de Entidades de Certificación Digital como la ONAC puede ahorrarte horas y horas de gestión administrativa y papeleo. Gestionarlos mediante plataformas robustas de identificación y firma electrónica puede allanar el camino hacia un escenario en el que se mitigan riesgos procesales y se construye un puente de entendimiento sólido, ágil y transparente en el entorno internacional.
