En España, la práctica común sigue siendo considerar los servicios contables como un proceso de recopilar la documentación de facturas emitidas, recibidas y bancos de los clientes de forma periódica para incluirla en nuestro ERP para asesorías y poder dar cumplimiento a las obligaciones mercantiles y fiscales correspondientes.
¿Será necesario en un futuro recopilar toda la documentación de los clientes para introducirla en nuestros ERP para asesorías? ¿Qué cosas cambiarán?
Todo se dirige a que en el mercado existirán un número mínimo de softwares, dirigidos para las pymes, 100% online y muy completos tecnológicamente que utilizarán el 80 o 90% de las pymes y que los asesores también utilizaremos para presentar los impuestos de los mismos. Para hacernos una idea QuickBooks, el programa de facturación y contabilidad más importante a nivel mundial para la pyme, tiene una cuota de mercado estimada del 80 % en EE. UU y con más de 100 millones de clientes en todo el mundo.
Programas como Quicksbook ya están a la vanguardia de todos los cambios tecnológicos, adoptando la automatización, la inteligencia artificial, las soluciones basadas en la nube, la contabilidad móvil, la tecnología blockchain y la ciberseguridad para brindar a sus usuarios el software de contabilidad más avanzado y eficiente posible.
Por tanto, estos softwares online ya incorporan grandes automatizaciones para categorizar las transacciones y conciliar los extractos bancarios. También puede automatizar la creación de facturas y otros informes financieros. La función de automatización de facturación permite a los usuarios configurar facturas recurrentes y recordatorios de pago, ahorrando horas de trabajo.
Ahora bien, estos softwares requieren de la compañía y colaboración de los asesores (en otros países existe una distinción importante entre Accountants, Bookkeepers y CPAs) para ayudar a los clientes con sus obligaciones administrativas y contables. Por ello, estas herramientas proporcionan entornos específicos para que la firmas contables puedan centralizar toda la información de sus clientes. Ejemplo de ello es el entorno Quickbooks Online Accountant (QBOA).
La demanda de asesorías contables y fiscales que conozcan estas nuevas tecnologías que utilizan los clientes seguirá creciendo. Ya no hace falta que los clientes nos faciliten la documentación contable de forma mensual porque trabajaremos directamente en su plataforma. Trabajaremos en "casa" del cliente para llevar la contabilidad al día (se realizarán cierres mensuales) y categorizando correctamente todas las operaciones.
En otros países las firmas contables también se encargan de los temas de pagos a proveedores y cobros de clientes. Una cosa que en España actualmente, salvo alguna excepción, es algo muy raro que se preste este servicio.
Estas tecnologías no pueden ofrecer todas las funcionalidades que un contable requiere y que son muy específicas para el sector de los despachos, por ello ofrece su propio lugar para aplicaciones conectadas (ver como ejemplo Quickbooks global APP Store). Si observamos lo sucedido con Salesforce, las mejores aplicaciones de la APP Store serán compradas por el propio fabricante y las integrarán como algo nativo o, en su caso, terminarán desarrollando las mismas aplicaciones desde cero. Por tanto, los APP Store es una forma de solución para el corto plazo y que les proporciona el camino a seguir en sus innovaciones a los fabricantes.
¿y entonces qué podemos hacer los asesores?
Primeramente mantenerse a la vanguardia y hacer un seguimiento de las nuevas tecnologías líderes en programas de facturación y contabilidad.
En segundo lugar, los clientes se sienten más seguros cuando saben que su asesoría contable está constantemente atento a las últimas tendencias y novedades de su programa de facturación y contabilidad.
Por tanto, es importante hacerse partners de los programas de facturación líderes del mercado. A nivel mundial podríamos destacar Quickbooks, Xero, Microsoft Dynamics 365 business central, entre otros. Respecto a los programas de facturación y contabilidad en España podemos decir que tenemos algunos que están haciendo las cosas muy bien y con un gran futuro.
Ya estamos viendo en España despachos que solo trabajan para clientes de un software en concreto, con un gran crecimiento y donde el propio fabricante les proporciona leads y además todos los modelos fiscales.
En otros países existen muchas firmas contables que solo trabajan en exclusiva para clientes de Quickbooks o Xero.
¿los programas de facturación y contabilidad resolverán todos los problemas de gestión de un despacho?
Realmente no. Los programas de facturación y contabilidad estarán especializados en temas contables y fiscales en su visión 360º y quizás también en todo lo relacionado con recursos humanos y nóminas. Por ejemplo, xero ya ofrece funcionalidades de recursos humanos
Respecto a la gestión interna del despacho es algo muy particular que requiere de un CRM y su adaptación a las necesidades propias del mismo. Tanto en España como en otros países ya estamos viendo multitud de soluciones verticales de gestión al respecto (gestores documentales, portales, tareas, checklist...). Os invito a leer la experiencia de alex Falcon, una firma de contabilidad en reino unido y toda su lista de tecnologías.
Mi opinión es que toda la gestión interna se puede integrar en una solución CRM potente y con visión 360º sin necesidad de tantos verticales.
Conclusiones
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El futuro de las asesorías contables vendrá por hacerse partner de uno o varios de los softwares líderes del mercado.
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Es una decisión muy importante elegir bien ese software líder de facturación y contabilidad para los clientes porque podemos perder el tiempo y el propio fabricante podrá arrastrarnos al fracaso. No todos los softwares de facturación y contabilidad actualmente pequeños podrán soportar el ritmo de adaptación y crecimiento que el mercado requiere respecto a APIs, IA, plugins...
Desde el Club de innovación de despachos profesionales podemos ayudarte en elegir correctamente aquellas tecnologías adecuadas para tu despacho.
