La factura electrónica en España

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que reemplaza a las facturas tradicionales en papel, esta a su vez tiene los mismos efectos legales que la convencional y contiene la misma información que una factura física, como detalles del vendedor y comprador, descripción de los bienes o servicios, precios, impuestos, y otros datos relevantes para la transacción comercial.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

La factura electrónica se emite, envía, recibe y archiva en formato electrónico, lo que simplifica los procesos administrativos y financieros tanto para las empresas como para las administraciones públicas

¿Por qué apostar por la factura electrónica?

• Acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro

• Menor probabilidad de fraude

• Menor impacto medioambiental

• Reducción de errores humanos

• Ahorro de espacio de almacenamiento

• Acceso rápido y ágil

• Mayor seguridad en el envío

• Digitalizar el sector

• Mejorar el servicio al cliente

En resumen: seguridad, acceso, ahorro, sostenibilidad, precaución

Tipos de factura electrónica

• Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado almacenan datos y pueden ser creadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. Luego, estas facturas pueden ser procesadas de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

• Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado son principalmente imágenes, lo que significa que para integrarlas en los sistemas informáticos del receptor, se necesita una intervención manual o un proceso costoso, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Este tipo de factura incluye documentos como facturas escaneadas en papel o archivos PDF.

Elementos que debe tener la factura electrónica

Las facturas electrónicas deben incluir toda la información necesaria relativa a la transacción realizada, así como los datos de ambas partes. En otras palabras, tienen que recoger los mismos datos requeridos en facturas tradicionales de papel, reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

1. Número de factura y serie (si es aplicable).

2. Datos identificativos del emisor y del receptor.

3. NIF del emisor y del receptor.

4. Fecha de emisión.

5. Fecha de prestación de los servicios.

6. Concepto o descripción de las operaciones.

7. Base imponible (precio de las operaciones sin incluir impuestos).

8. Tipo impositivo e impuestos aplicables.

Nuevas obligaciones de facturación

1. Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre que regula los sistemas informativos de facturación. Proyecto Verifactu

2. Desarrollo factura electrónica obligatoria B2B

Los catalizadores de estas reformas son los desarrolladores de programas y los profesionales del mundo de la asesoría. Según el Ministerio, el objetivo de esta ley es luchar contra la morosidad y “garantizar la trazabilidad y control de pagos entre empresas y trabajadores por cuenta propia”. Todo esto gracias a la universalidad de la factura electrónica.

Proyecto verifactu

• Objetivos
  

• Hacer segura la facturación desde el punto de vista fiscal

• Que todos los empresarios compartan sistemas análogos (digitalización) estandarización entre empresas

• Simplificación administrativa

• Todas las facturas deberán estar expedidas de forma digital por un software que esté certificado por la Agencia Tributaria. Dejarán de ser válidas aquellas facturas realizadas en Word o Excel

• ¿Qué pretende regular Verifactu?

La forma en la que los sistemas informáticos deben cumplir con las exigencias legales de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. De esta manera, se logra que los datos de los softwares de facturación sean confiables y no se puedan manipular.

• ¿Cómo se identifican las facturas Verifactu?
  

• Incorporar un código QR por reforzar la seguridad y verificar la calidad fiscal

• Envío de información a AEAT a través de este QR

• Registro de eventos

• Certificación
  

• El fabricante certifica, mediante su declaración responsable que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el art 29.2.j del RD 100/23

• Debe constar por escrito, estar visible dentro del propio sistema y ser conservada durante el periodo de prescripción

• Plazos y entrada en vigor
  

• 11 octubre de 2021: Ley 11/2021 Prevención fraudes fiscal

• 7 diciembre 2023 RD 1007/2023 Reglamento desarrollo

• 3-24 de enero 2024 trámite de audiencia de información pública

• 9 meses de producción par que los fabricantes adapten sus programas, es decir 5 de septiembre de 2024

• 1 de julio de 2025 fecha límite para adaptación y entrada en vigor

Desarrollo factura electrónica obligatoria B2B

Desde el 15 de enero de 2015, todas las empresas que tienen relaciones comerciales con las Administraciones públicas han tenido que adaptarse al nuevo modelo y enviar sus facturas a través de un formato estructurado conocido como Facturae.

Sin embargo entre 2023 y 2025 la factura electrónica pasará a ser obligatoria para todas las empresas y autónomos en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos (B2B) según lo dispuesto en la Ley Crea y Crece Ley 18/2022, esta ley establece lo siguiente:

• Obligación e expedir, remitir y recibir factura electrónica en todas las relaciones comerciales con empresas y autónomos

• Favorecer el crecimiento de empresas mejorando el marco regulatorio y simplificando legislación y procedimientos.

• También se agiliza la constitución de una nueva empresa con la tramitación telemática a través de la ventanilla única del CIRCE, que reduce tiempo, plazos y costes para el emprendedor.

• Poner en marcha el uso obligatorio de la factura electrónica, lo que garantiza una mayor trazabilidad y evitará o reducirá considerablemente la morosidad.

• Impulsar también la financiación alternativa al mejorar la regulación de mecanismos como el crowdfunding, la inversión colectiva o el capital riesgo y reforzar la protección de los inversores reduciendo los costes de gestión.

El objetivo final: universalizar la facturación electrónica en todas las relaciones comerciales, mediante la digitalización de la facturación para evolucionar  como sociedad y luchar contra la morosidad y el fraude fiscal.

• ¿A partir de que fechas será obligatorio emitir facturas electrónicas?

• Para empresas con una facturación superior a 8 millones de euros

  • Antes de 1 año

• Para el resto

  • 2 años desde el desarrollo reglamentario.

• Para autónomos

  • 3 años desde el desarrollo reglamentario.

Es probable que, en principio, para 2025 todas las empresas hayan adoptado ya la facturación electrónica.

• Requisitos específicos

• Que estén emitidas a través de un programa de facturación de la agencia tributaria o un software certificado

• Que lleven un código alfanumérico identificativo y un código QR

• Que estén emitidas en un formato accesible para los destinatarios

• Que incluyan la frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VeriFactu”, un dispositivo que garantiza que se cumplen todas las obligaciones tributarias.