En los próximos años, el modelo de facturación en España va a cambiar por completo. El camino hacia la digitalización total está en marcha, pero lo está haciendo con dos herramientas distintas: Verifactu y la facturación electrónica. Aunque comparten objetivos —reducir el fraude, ganar trazabilidad y seguridad— no son lo mismo, ni entran en vigor al mismo tiempo, ni funcionan igual.
De hecho, uno es obligatorio y el otro no y, aunque muchas veces se confunden, es clave entender sus diferencias para prepararse correctamente.
Qué es Verifactu
Verifactu es un sistema promovido por la Agencia Tributaria que forma parte de la Ley Antifraude. Su finalidad es permitir que, si así se desea, cada vez que se emita una factura desde un software, el registro de esa factura se envíe automáticamente y en tiempo real a Hacienda.
No se trata de un nuevo formato de factura ni de una obligación universal, al menos de momento. Lo que Verifactu establece es que los softwares de facturación deberán estar preparados para este tipo de comunicación automática. Y quienes lo adopten (lo que se conoce como "Sí Verifactu") deberán cumplir ciertos requisitos técnicos.
Por el contrario, quienes opten por "No Verifactu" seguirán emitiendo facturas como hasta ahora, pero tendrán que asegurarse de guardar la información con trazabilidad completa por si la Agencia Tributaria la solicita.
Verifactu será aplicable a partir de:
- 1 de enero de 2026 para empresas
- 1 de julio de 2026 para autónomos
La elección de “Sí Verifactu” o “No Verifactu” será voluntaria. Eso sí, una vez se elija una vía, habrá que notificarla expresamente. El cambio de opción también está regulado: si pasas de "No Verifactu" a "Sí Verifactu", lo harás de forma inmediata. Si es al revés, sólo podrás hacerlo al empezar un nuevo año natural.
Qué es la facturación electrónica
La facturación electrónica sí será obligatoria, según lo establece la Ley Crea y Crece. Esta ley exige que todas las empresas y autónomos que realicen operaciones con otros profesionales utilicen facturas electrónicas estructuradas. Tampoco bastará con digitalizar una factura en papel.
Aquí hablamos de formatos estructurados como UBL, legibles por un software homologado y compatibles con los sistemas de la Agencia Tributaria.
Eso implica que tanto quien emite la factura como quien la recibe deberá contar con un sistema que pueda procesar este tipo de archivos.
A partir de la publicación del programa de facturación gratuito de Hacienda, los plazos para la aplicación de la facturación electrónica serán los siguientes:
- Empresas que facturan más de 8 millones de euros al año tendrán 12 meses para adaptarse desde la publicación del reglamento.
- El resto de empresas y autónomos dispondrán de 24 meses desde ese mismo momento.
En resumen, aún no es exigible, pero sí está confirmado que será obligatorio para todos en cuanto se publique el reglamento.
Las principales diferencias entre Verifactu y la facturación electrónica
Aunque ambos sistemas forman parte del proceso de digitalización fiscal, conviene separarlos con claridad:
- Verifactu es una opción de comunicación con Hacienda: puedes enviar o no tus registros en tiempo real.
- La facturación electrónica será obligatoria para todas las relaciones entre empresas y autónomos.
- Verifactu entra en vigor en fechas concretas (2026), mientras que la facturación electrónica lo hará cuando se publique el programa gratuito de Hacienda, lo que aún no ha ocurrido.
Y muy importante: Verifactu es compatible con la facturación electrónica. No se excluyen mutuamente. Podríamos decir que Verifactu es el paso previo a la facturación electrónica, el cual nos ayudará a familiarizarnos con los programas de facturación. Cuando la normativa entre en vigor, Verifactu y facturación electrónica convivirán.
Por otro lado, una factura podrá estar en formato electrónico estructurado y además haberse registrado en tiempo real en Hacienda mediante Verifactu.
Qué debe hacer un despacho profesional
Cualquier despacho que gestione su propia facturación o asesore a clientes debe prepararse para ambos sistemas. No solo por cumplimiento legal, sino también para aprovechar el cambio como una oportunidad de profesionalizar aún más sus procesos internos.
Los pasos recomendables son:
- Evaluar el software actual: ¿está adaptado a Verifactu? ¿Podrá emitir facturas en formato estructurado cuando llegue el momento?
Decidir la estrategia Verifactu: optar por “Sí” o “No” Verifactu tiene implicaciones operativas, aunque ambas opciones serán viables si se hace con software certificado.
Informar a los clientes: muchos autónomos, comercios y pequeñas empresas aún no saben qué cambios se avecinan. Contar con la información adecuada es una ventaja competitiva para el despacho.
Análisis de contexto de clientes: evalúa el nivel de digitalización de tus clientes. Con la llegada de la factura electrónica, será imprescindible conocer qué clientes están preparados para esta transición y cuáles necesitarán adaptaciones en sus procesos. Para ello, se recomienda:
- Identificar qué clientes ya utilizan herramientas digitales para la gestión de facturación, contabilidad y documentación.
- Clasificar la cartera de clientes según su grado de digitalización y definir planes de acción para cada segmento.
- Invertir en formación y asesoramiento tecnológico para ayudar a los clientes en su transición digital.
- Prepararse para la implementación: adaptar plantillas, automatizar procesos, capacitar al equipo y acompañar a los clientes en el cambio será parte del trabajo.
Cómo comunicar estos cambios a tus clientes
Uno de los mayores retos no está solo en adaptarse internamente, sino en saber trasladar estos cambios a los clientes. Muchos autónomos y pymes aún no están al tanto de qué implica Verifactu, ni tienen claro que la factura electrónica va a ser obligatoria. Y lo cierto es que no se trata solo de enviar un correo informativo.
Lo más recomendable es integrar estos temas en el día a día del asesoramiento. Aprovechar cada reunión, consulta o revisión contable para explicar con claridad cómo afectará cada sistema, qué pasos deben ir dando y cuáles son las fechas clave.
También es buena idea crear documentos breves y visuales para enviar por email o tener disponibles en la oficina. Incluir ejemplos concretos —como el cambio del PDF por un formato estructurado, o la diferencia entre enviar una factura al cliente y registrarla ante Hacienda— puede marcar la diferencia para que el mensaje cale.
Y, por supuesto, conviene ir de la mano con programas de facturación que ya están preparados para acompañar a los clientes durante todo el proceso, inclusive su puesta en marcha. Algunos de ellos, incluso, te ofrecerán el contenido de valor del que hablábamos en el párrafo anterior, ahorrándote trabajo y perimitiéndote que tengas tu cartera de clientes debidamente informada y al día.
